Procedures for Representative office (RO) dissolution

[UPDATED on 31-01-2021 by Miss Hồ Thị Thúy Hằng and Miss Tran Minh Thuy Legal Advisers at PCA Company Services]

 

CHẤM DỨT HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN

TERMINATION OF THE REPRESENTATIVE OFFICE’S OPERATION

1. Nghĩa vụ trước khi chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện

Obligations before terminating the operation of Representative Office

1. Xác nhận không nợ thuế: Thực hiện thủ tục chấm dứt mã số thuế của Văn phòng đại diện[1]

Confirm not to owe any tax: Carry out the procedures for tax identification number (TIN) termination of the Representative Office.

• Chuẩn bị hồ sơ / Records to prepare:
• Văn bản đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế mẫu số 24/ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC.

A written request for TIN deactivation, form No. 24/DK-TCT, enclosed with Circular 105/2020/TT-BTC.

• Bản sao quyết định hoặc thông báo chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện.

Copy of the Representative Office’s Decision or Notice of termination of operation.

• Thời gian xử lý hồ sơ / Processing time for records:
• Cục thuế nơi Văn phòng đại diện đặt trụ sở sẽ giải quyết hồ sơ trong vòng 5 ngày làm việc nếu đơn vị không phát sinh các khoản phạt thuế, nợ thuế. Trong trường hợp nếu có phát sinh các khoản này doanh nghiệp sẽ nộp bổ sung để cơ quan thuế thực hiện đóng mã số thuế. Cụ thể:

The Tax Department where the Representative Office is located will process the records within 5 working days if the unit does not incur tax penalties or tax debts.

In the event there are said amounts, the enterprise will pay additional fees for the tax authority to close the TIN. Specifically:

• Trong thời hạn 02 (hai) ngày làm việc kể từ ngày Cục thuế nhận được hồ sơ chấm dứt hiệu lực mã số thuế, cục thuế thực hiện Thông báo người nộp thuế ngừng hoạt động và đang làm thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế;

Within 02 (two) working days from the date of receipt of the records for TIN deactivation by the Tax Department, the Tax Department shall carry out the Notice of taxpayer’s operation suspension and doing procedures for TIN deactivation.

• Trong thời hạn 03 (ba) ngày làm việc kể từ ngày hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế với cơ quan thuế và cơ quan hải quan, Cục thuế ban hành Thông báo người nộp thuế chấm dứt hiệu lực mã số thuế.

Within 03 (three) working days from the date of fulfillment of tax liability to the tax authority and customs authority, the Tax Department shall issue a Notice of TIN deactivation of taxpayer.

2. Xác nhận không nợ tiền đóng Bảo hiểm xã hội: Thực hiện nghĩa vụ đóng bảo hiểm với cơ quan bảo hiểm xã hội (nếu có).

Confirm not to owe any social insurance premiums: Fulfilling obligations of paying insurance premiums to social insurance agency (if any).

1. Thủ tục chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện

Procedure of termination of Representative Office’s operation

1. Hồ sơ chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện[2]

Records of termination of Representative Office’s operation

• Thông báo về việc chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện do đại diện có thẩm quyền của công ty nước ngoài ký;

Notice of termination of The Representative Office signed by the authorized representative of the foreign company;

• Danh sách chủ nợ và số nợ chưa thanh toán, gồm cả nợ thuế và nợ tiền đóng bảo hiểm xã hội (nếu có);

List of creditors and unpaid debts, including tax debt and social insurance contributions (if any);

• Danh sách người lao động và quyền lợi tương ứng hiện hành của người lao động;

List of employees and their respective current interests;

• Bản chính Giấy phép thành lập Vănphòng đại diện.

Original Representative Office Establishment License.

Lưu ý / Note:

• Sau khi nộp những tài liệu nêu trên cho Sở Công thương, Văn phòng đại diện liên hệ với cơ quan công an để trả con dấu^[3].

After submitting the above documents to the Department of Industry and Trade, the Representative Office contacts the police office to return the seal.

2. Cơ quan tiếp nhận và thời gian giải quyết

Receiving agency and processing time

• Công ty nước ngoài nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện trực tiếp hoặc qua đường bưu điện đến Sở Công thương.

Foreign companies shall submit Records of termination of Representative Office’s operation directly or by post to the Department of Industry and Trade.

• Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Công thương công bố trên trang thông tin điện tử của mình về việc chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện.

Within 05 working days from the day on which the valid application is received, the Department of Industry and Trade shall announce on its website the termination of the Representative Office.

Lưu ý / Note:

• Công ty nước ngoài, Văn phòng đại diện phải niêm yết công khai về việc chấm dứt hoạt động tại trụ sở của Văn phòng đại diện.

Foreign company and the Representative Office must publicly post the termination of operation at the headquarters of the Representative Office.

• Trách nhiệm pháp lý khi chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện

Legal responsibility when terminating the operation of Representative Office

1. Hành vi tiếp tục hoạt động sau khi giấy phép hết hạn mà không gia hạn[4].

The act of continuing to operate after the license expired without renewal.

Phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng.

A fine ranging from 30,000,000 VND to 50,000,000 VND.

2. Không thực hiện báo cáo định kỳ hoặc báo cáo không trung thực về hoạt động của Văn phòng đại diện với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đã cấp giấy phép theo quy định[5] .

Fail to make periodic reports or report dishonestly on the operation of the Representative Office to the competent state management agency that issued the license as prescribed by the law.

Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.

A fine ranging from 10,000,000 VND to 20,000,000 VND.

3. Trường hợp nếu có người lao động, Văn phòng đại diên phải nộp báo cáo thuế Thu nhập cá nhân hàng Quý. Nếu nộp báo cáo trễ quá thời hạn 90 ngày sẽ phải chịu phạt tiền từ 15.000.000 VND đến 25.000.000 VND[6].

If the Representative Office has employees, it is required to submit quarterly personal income tax report. If the report is submitted late more than 90 dates, a fine ranging from 15,000,000 VND to 25,000,000 VND will be imposed.

 

[1] Điều 14 Thông tư 105/2020/TT-BTC (Article 14 of Circular 105/2020/TT-BTC)

[2] Điều 36, Điều 37 Nghị định 07/2016/NĐ-CP (Article 36, Article 37 of Decree 07/2016/ND-CP)

[3] Điểm b khoản 2 Điều 18 Nghị định 99/2016/NĐ-CP (Point b, Clause 2, Article 18 of Decree 99/2016/ND-CP)

[4] Điểm b khoản 4 Điều 67 Nghị định 98/2020/NĐ-CP (Point b, Clause 4, Article 67 of Decree 98/2020/ND-CP)

[5] Điểm b khoản 2 Điều 67 Nghị định 98/2020/NĐ-CP (Point b, Clause 2, Article 67 of Decree 98/2020/ND-CP)

[6] Điều 13 Nghị định 125/2020/NĐ-CP (Article 13 of Decree 125/2020/ND-CP)