ABC of the Representative Office (RO) in Vietnam

[UPDATED on 20-01-2021 by Miss Hồ Thị Thúy Hằng Senior Legal Advisor at PCA Company Services]

 

BÁO CÁO PHÁP LÝ VỀ VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CỦA CÔNG TY NƯỚC NGOÀI TẠI VIỆT NAM

LEGAL REPORT ON THE REPRESENTATIVE OFFICE OF FOREIGN COMPANY IN VIETNAM

1. Thành lập Văn phòng đại diện

Establishment of Representative Office

1. Thủ tục thành lập Văn phòng đại diện (VPĐD)

Procedures for the establishment of representative office (RO)

• Điều kiện cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Conditions for the grant of Representative 0ffice establishment licenses

Căn cứ theo Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định các điều kiện để công ty nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại bao gồm:

Pursuant to Article 7 of Decree 07/2016/ND-CP regulating the conditions for foreign company to be granted a license to establish a RO include:

• Công ty nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận (1)

Foreign company established and registered for business under the laws of countries or territories participating in international treaties to which Vietnam is a member or recognized by the laws of these countries or territories. (1)

• Công ty nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký (2)

Foreign company have been operating for at least 01 year from the date of establishment or registration (2)

• Trong trường hợp Giấy đăng kýkinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của công ty nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ (3)

In cases where a business registration certificate or a paper of equivalent value of a foreign company provides for an operation duration, that time limit must be at least 1 year counting from the date of dossier submission (3)

• Nội dung hoạt động của Vănphòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên (4)

Contents of the activities of RO must conform with Vietnam’s commitments in international treaties to which Vietnam is a member (4)

• Trường hợp không thuộc điều kiện tại (1) và (4), việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngàn

If the conditions are not specified in (1) and (4), the establishment of a RO must be approved by the Minister, Head of the ministerial agency in charge of the line.

• Chuẩn bị hồ sơ[1]

Prepare the application

• Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện do đại diện có thẩm quyền của công ty nước ngoài ký;

An application for a RO establishment license, signed by a competent representative of the foreign company;

• Bản hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của công ty nước ngoài;

Consular legalization and notarized translation of Business Registration Certificate or equivalent document of foreign company;

• Văn bản của công ty nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện.

Document of the foreign company nominating/appointing the head of the Representative Office;

• Bản dịch công chứng báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi công ty nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của công ty nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;

Notarized translation of audited financial statements or documents certifying the performance of tax or financial obligations in the latest fiscal year or documents of equivalent value issued by competent agencies or organizations where the foreign company was established to issue or certify, prove the existence and operation of the foreign company in the most recent fiscal year;

• Bản dịch công chứng hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;

Notarized translation of passport or identification card or citizen identification card  (for Vietnamese) or a copy of passport (for foreigner) of the head of the RO;

• Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:

Documents about the expected location of the RO include:

• Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh công ty có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;

A copy of the memorandum or agreement on site lease or a copy of documents proving that the company has the right to exploit and use the location to locate the representative office;

• Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện.

Copies of documents on the expected location of the RO.

Lưu ý / Note:

• Người đứng đầu văn phòng đại diện không được là:

The head of a RO of a foreign business cannot concurrently hold the following positions

• Người đứng đầu Chi nhánh của cùng một công ty nước ngoài;

The head of a branch of the same foreign company

• Người đứng đầu Chi nhánh của công ty nước ngoài khác;

The head of a branch of another foreign company

• Người đại diện theo pháp luật của công ty nước ngoài đó hoặc công ty nước ngoài khác;

Legal representative of such foreign company or other foreign company;

• Người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế được thành lập theo quy định pháp luật Việt Nam.

The legal representative of a business organization established in accordance with the laws of Vietnam.

• Văn phòng đại diện không được cho mượn, cho thuê lại trụ sở.

Representative offices are not allowed to lend or sublease headquarters

• Toàn bộ hồ sơ do công ty mẹ (công ty nước ngoài) ký và đóng dấu hồ sơ. Trường hợp công ty mẹ ở nước ngoài không có dấu thì toàn bộ hồ sơ phải được hợp pháp hóa lãnh sự.

All documents are signed and sealed by the parent company (foreign company). If the parent company in a foreign country has no seal, the entire application file must be consularly legalized.

• Cơ quan tiếp nhận và thời gian giải quyết[2]

The receiving authority and processing time

• Công ty nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện đến Sở Công thương nơi dự kiến đặt Vănphòng đại diện.

The foreign company to apply directly or through the mail to the Department of Industry and Trade where the RO is expected to be located.

• Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Công thương cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài.

Within 07 working days from the date of receipt of a complete and valid dossier, the Department of Industry and Trade shall grant a license to establish the RO for the foreign company.

• Thời hạn của Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Term of Representative Office Establishment License

Thời hạn của giấy phép là 05 năm nhưng không được vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của công ty  nước ngoài trong trường hợp giấy tờ đó có quy định về thời hạn.

The validity period of the license is 05 years but must not exceed the remaining term of the business registration certificate or an equivalent document of the foreign company in case such documents have a term.

2. Thủ tục sau khi được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Procedures after being granted a Representative Office Establishment License

• Đăng ký mã số thuế của Văn phòng đại diện[3]:

Register the tax code of the RO

1. Hồ sơ đăng ký mã số thuế gồm có:

An application for tax code registration includes:

• Tờ khai đăng ký thuế (Theo mẫu 02-ĐK-TCT trong Thông tư 95/2016/TT-BTC)

Tax registration declaration (Form 02-DK-TCT in Circular 95/2016/TT-BTC)

• Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện (Bản sao có chứng thực)

Representative office registration certificate (an authentic copy)

• Giấy giới thiệu cho người đi nộp hồ sơ

Referral for applicants

1. Cơ quan tiếp nhận và thời gian giải quyết

The receiving authority and processing time

• Nộp hồ sơ tại Cục thuế Tỉnh (Thành phố) nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở.

Apply at the Tax department of the province (city) where the representative office is located.

• Thời gian giải quyết: 03 ngày làm việc kể từ ngày hồ sơ hợp lệ

Processing time: 03 working days from the date of valid application

Lưu ý / Note:

Trong vòng 10 ngày kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký văn phòng đại diện, văn phòng đại diện phải thực hiện thủ tục đăng ký thuế.

Within 10 days after being granted the representative office registration certificate, the representative office must carry out tax registration procedures.

• Mua chữ ký số / Buy a digital signature
• Khắc dấu và đăng ký mẫu con dấu tại Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội Công an Thành phố Hồ Chí Minh

Seal engraving and seal sample registration at the Police Department of administrative management of social order, Ho Chi Minh City Police.

• Các loại thuế văn phòng đại diện phải nộp:

Taxes payable by representative offices

• Thuế môn bài / License tax :

Văn phòng đại diện không thực hiện hoạt động kinh doanh không phải nộp thuế môn bài.

The representative office that do not operate is not required to pay license tax.

• Thuế Thu nhập cá nhân / PIT:

Văn phòng đại diện phải nộp thuế thu nhập cá nhân cho Trưởng Văn phòng đại diện và người lao động làm việc tại Văn phòng đại diện[4].

The representative office must pay PIT on behalf of the Head of the RO and the employees working at theRO.

Thời hạn một văn phòng đại diện phải nộp thuế thu nhập và tờ khai đăng ký thuế được chia là hai trường hợp:

The time limit for a representative office to pay PIT and a tax registration declaration is divided into two cases:

• Đối với loại tờ khai tháng: chậm nhất ngày thứ 20 của tháng tiếp theo của tháng phát sinh nghĩa vụ thuế đối với trường hợp khai và nộp theo tháng.

For monthly declaration: by the 20th of the following month of the month in which the tax liability arisesfor the case of monthly declaration and payment

• Đối với loại tờ khai quý: chậm nhất là ngày thứ 30 của quý tiếp theo của quý phát sinh nghĩa vụ thuế đối với trường hợp khai và nộp theo quý.

For quarterly declarations: no later than the 30th day of the following quarter in which the tax liability arises, for the case of quarterly declaration and payment.

3. Chế độ báo cáo hoạt động của văn phòng đại diện

Reporting mode of representative office activities

Trước ngày 26 tháng 1 hàng năm, Văn phòng đại diện có trách nhiệm gửi Báo cáo về hoạt động của Văn phòng đại diện cho Sở Công thương (Tình hình nhân sự, hoạt động).

Before January 26 every year, the Representative Office is responsible for submitting the Report on the Representative Office’s operations to the Department of Industry and Trade (Human Resources, Activities).

4. Gia hạn thời hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Extension of time limit of Representative Office Establishment License

Công ty nước ngoài thực hiện việc gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khi hết thời hạn ghi trong giấy phép.

The foreign company shall extend the Representative Office Establishment License when the time limit stated in the license expires.

• Chuẩn bị hồ sơ:

Prepare for application

• Đơn đề nghị gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện do đại diện có thẩm quyền của công ty nước ngoài ký;

Application for extension of Representative Office Establishment License signed by the authorized representative of the foreign company;

• Bản hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của công ty nước ngoài;

Consular legalization and notarized translation of Business Registration Certificate or equivalent document of foreign company.

• Bản dịch công chứng báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi công ty nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của công ty nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;

Notarized translation of audited financial statements or documents certifying the performance of tax or financial obligations in the latest fiscal year or documents of equivalent value issued by competent agencies or organizations where the foreign company was established to issue or certify, prove the existence and operation of the foreign company in the most recent fiscal year

• Bản sao Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện đã được cấp.

A copy of the Representative 0ffice establishment license.

• Thời gian nộp hồ sơ

Time to apply

Nộp trong thời hạn ít nhất 30 ngày trước khi Giấy phép hết hạn

Filed in at least 30 days prior to the expiration of the Representative Office establishment License.

• Cơ quan tiếp nhận và thời gian giải quyết[5]

The receiving authority and processing time

• Công ty nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện đến Sở Công thương nơi đặt Vănphòng đại diện.

The foreign company to apply directly or through the mail to the Department of Industry and Trade where the RO is located.

• Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Công thương gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.

Within 05 working days from the date of receipt of a complete and valid dossier, the Department of Industry and Trade renews Representative Office establishment license.

1. Quyền và các hạn chế trong hoạt động của Văn phòng đại diện

Rights and limitations of Representative Office operations

1. Quyền hoạt động / Operation right

• Thực hiện chức năng văn phòng liên lạc, tìm hiểu thị trường, xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh của công ty nước ngoài.

Perform the function of liaison office, explore the market, promote and promote business investment opportunities of foreign companies.

• Được giao kết hợp đồng trong các trường hợp thuê trụ sở; thuê, mua các phương tiện, vật dụng cần thiết cho hoạt động của văn phòng đại diện, tuyển dụng lao động (Việt Nam hoặc nước ngoài) để làm việc cho văn phòng đại diện.

To enter into a contract in cases of office lease; rent, purchase facilities and equipment necessary for the operation of the RO, recruit labor (Vietnamese or foreign) to work for the RO.

• Mở tài khoản bằng ngoại tệ, bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện.

Open an account in foreign currency, in Vietnam dong with foreign currency origin at a bank licensed to operate in Vietnam and only use this account for the operation of the representative office.

2. Hạn chế / Limitation

• Không được thực hiện hoạt động sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam.

Do not conduct direct profit-generating activities in Viet Nam.

• Không được khuyến mại hoặc thuê công ty khác thực hiện khuyến mại tại Việt Nam cho công ty nước ngoài[6].

Do not promote or hire other companies to conduct promotions in Vietnam for foreign company.

• Không được trực tiếp thực hiện hoạt động quảng cáo thương mại. Trong trường hợp được công ty nước ngoài ủy quyền, Văn phòng đại diện có quyền ký hợp đồng với công ty kinh doanh dịch vụ quảng cáo thương mại để thực hiện quảng cáo cho công ty nước ngoài[7].

Do not directly conduct commercial advertising. In case of being authorized by a foreign company, a representative office may sign a contract with a commercial advertising service company to perform advertising for the foreign company.

• Không được trực tiếp trưng bày, giới thiệu hàng hoá, dịch vụ của công ty do mình đại diện, trừ việc trưng bày, giới thiệu tại trụ sở của Văn phòng đại diện đó. Trong trường hợp được công ty nước ngoài ủy quyền, Văn phòng đại diện có quyền ký hợp đồng với công ty kinh doanh dịch vụ trưng bày, giới thiệu hàng hóa, dịch vụ để thực hiện trưng bày, giới thiệu hàng hóa, dịch vụ cho công ty mà mình đại diện[8].

Not allowed to directly display and introduce goods and services of company they represent, except for display and introduction at the headquarters of such representative offices. In case of being authorized byforeign company, representative offices have the right to sign contracts with companies providing goods and service display and introduction services to display and introduce goods and services for the foreign company.

• Không được trực tiếp tổ chức, tham gia hội chợ, triển lãm thương mại. Trong trường hợp được thương nhân ủy quyền, Văn phòng đại diện có quyền ký hợp đồng với thương nhân kinh doanh dịch vụ hội chợ, triển lãm thương mại để tổ chức, tham gia hội chợ, triển lãm thương mại cho thương nhân mà mình đại diện[9].

Not to directly organize or participate in trade fairs and exhibitions. In case of being authorized by foreign company, representative offices may sign contracts with companies providing trade fair or exhibition services to organize and participate in trade fairs and exhibitions for the foreign company.

• Không được giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết của công ty nước ngoài, trừ trường hợp Trưởng Văn phòng đại diện có giấy uỷ quyền hợp pháp của công ty nước ngoài. Trong trường hợp người đứng đầu Văn phòng đại diện được thương nhân nước ngoài ủy quyền giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết thì thương nhân nước ngoài phải thực hiện việc ủy quyền bằng văn bản cho từng lần giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết[10].

Do not enter into contracts, modify or supplement the signed contracts of foreign companies, unless the head of the representative office has a legal authorization letter from the foreign company. In case the head of a representative office is authorized by a foreign trader to enter into a contract, modify or supplement the signed contract, the foreign trader must perform a written authorization for each assignment. contract combination, amendment and supplementation of signed contracts

[1] Điều 10 Nghị định 07/2016/NĐ-CP / Article 10 of Decree 07/2016/ND-CP

[2] Điều 11 Nghị định 07/2016/NĐ-CP / Article 11 of Decree 07/2016/ND-CP

[3] Thông tư 95/2016/TT-BTC / Circular 95/2016/TT-BTC

[4] Điều 24, 25 Thông tư số 111/2013/TT-BTC;

Article 24 and 25 of Circular No. 111/2013 / TT-BTC;

[5] Điều 11 Nghị định 07/2016/NĐ-CP / Article 11 of Decree 07/2016/ND-CP

[6] Khoản 2 Điều 91 Luật Thương mại / Clause 2 Article 91 of the Commercial Law

[7] Khoản 2 Điều 39 Luật Quảng cáo, khoản 2 Điều 103 Luật Thương mại /

Clause 2 Article 39 of the Law on Advertising, Clause 2 Article 103 of the Commercial Law

[8] Khoản 2 Điều 118 Luật Thương mại / Clause 2 Article 118 of the Commercial Law

[9] Khoản 2 Điều 131 Luật Thương mại / Clause 2 Article 131 of the Commercial Law

[10] Khoản 7 Điều 33 Nghị định 07/2016/NĐ-CP / Clause 7 Article 33 of Decree 07/2016/ND-CP